Tõhus koolituste planeerimine – koolitusplaan ja eelarve
Olles käinud õpidisaninerina erinevates ettevõtetes, olen näinud nii edukalt toimivaid koolitusplaane kui ka neid, mis vajavad tõsist ümberkorraldamist. Ühes ettevõttes, kus ma hiljuti nõustamist läbi viisin, rääkisid töötajad avameelselt, kuidas nende oskused ja teadmised on ajale jalgu jäänud. Motivatsioon oli madal ja tulemused jäid alla ootuste. Selle taga on muidugi erinevaid põhjuseid, kuid üks neist oli see, et koolitusplaan oli formaalne dokument, mis ei toetanud tegelikult töötajate arengut.
Kui oled lugenud minu eelmiseid lugusid koolitustegevuse teemal, siis Sa juba tead, kuidas hinnata ja analüüsida koolitusvajadusi. Sel korral lähen jälle sammukese edasi ja räägin koolitusplaanist ja eelarvest.
Mis on koolituse planeerimine?
Koolituse planeerimine on protsess, mille käigus viiakse asutuse eesmärgid ja selgitatud koolitusvajadused kokku asutuse eesmärkide, ressursside ja koolitusturu pakkumistega. Koolitust planeeritakse enamasti aasta lõikes, mille tulemusena valmib koolitusplaan. Koolitusplaan on personalijuhi üks põhilisi tööriistu, mille koostamisel tuleks järgida järgmisi põhimõtteid:
Hõlpsasti töödeldav – plaani peab olema lihtne sorteerida ja grupeerida erinevate komponentide alusel.
Informatiivne – plaanis peab kajastuma nii palju kui vajalik ja nii vähe kui võimalik.
Arusaadav – koolitusplaan peab olema kasutatav ka siis, kui personalijuht on haige või puhkusel.
Hea koolitusplaan on justkui teeviit, mis juhatab organisatsiooni töötajate arengu ja professionaalse kasvu suunas. See ei ole lihtsalt paberile pandud sõnade kogum, vaid strateegiline dokument, mis määratleb koolitusvajadused, eesmärgid ja meetodid, et tagada töötajate maksimaalne ja fookustatud arendamine.
Koolitusplaani koostamiseks tuleb:
Analüüsida koolitusvajaduse kokkuvõtet ja võrrelda seda koolitusstrateegiaga.
Uurida koolitusturgu.
Planeerida ressursse.
Koolitusplaani koostamisel tuleb arvestada asutuse arengusuundi, struktuuriüksuste ja töötajate vajadusi. Ühe hiljutise uuringu kohaselt, mis avaldati ajakirjas Human Resource Development Quarterly, leiti, et töötajate koolitamine vastavalt ettevõtte strateegilistele eesmärkidele suurendab nende kaasatust ja motivatsiooni kuni 30% võrra . See uuring rõhutab, kui oluline on viia koolitusplaan kooskõlla organisatsiooni eesmärkidega.
| Oluline on määratleda koolitusplaanis ka koolitusvorm ja teised töötajat arendavad tegevused. |
Koolitusvormid määravad, kuidas teadmisi ja oskusi edasi antakse. Koolitusvormide täpne määratlemine koolitusplaanis on oluline mitmel põhjusel:
Eri õpistiilide ja vajaduste katmine: Töötajatel on erinevad õpistiilid ja eelistused. Mõned õpivad paremini praktiliste ülesannete kaudu, teised eelistavad teoreetilist lähenemist. Koolitusvormide täpne määratlemine tagab, et koolitus vastab erinevate töötajate vajadustele ja on seeläbi tõhusam.
Ressursside planeerimine: Erinevad koolitusvormid nõuavad erinevaid ressursse. Näiteks klassikalised koolitused võivad vajada suuremaid ruume ja seadmeid, samas kui e-õpe vajab tehnoloogilist tuge ja platvorme. Täpselt määratletud koolitusvormid aitavad personalijuhil planeerida ja jaotada ressursse tõhusalt.
Eelarve koostamine: Koolitusvormide määratlemine võimaldab täpsemalt hinnata koolituste maksumust. Näiteks võib varjutamine olla odavam kui väliste koolitajate palkamine. Täpsed andmed aitavad personalijuhil koostada realistlikku eelarvet ja leida võimalusi kulude optimeerimiseks.
2022. aasta uuring Journal of Workplace Learning leidis, et ettevõtted, kes integreerisid oma koolitusprogrammidesse erinevaid koolitusvorme, nägid töötajate rahulolu ja tootlikkuse tõusu 40% võrra.
Miks on oluline määratleda teised töötajate arengut toetavad tegevused?
Lisaks traditsioonilistele koolitusvormidele on olulised ka teised töötajate arengut toetavad tegevused, nagu näiteks supervisioon, kovisioon, stažeerimine, õppekäigud, rotatsioon, jne. Nende määratlemine koolitusplaanis annab personalijuhile tervikpildi kogu aasta koolitus- ja arendustegevustest ja annab suurepärase võimaluse läbi viia koolitusturu uuringut ja planeerida eelarvelisi vahendeid.
Koolitusturu uuring
Enne ressursside planeerimist tuleb selgitada, kas koolitusturu pakkumine vastab asutuse nõudlusele. Koolitusturu uuringust saab teavet koolituste hinnatasemetest ja koolitusteenuste pakkujatest, mis on aluseks koolituseelarve koostamisele. 2022. aastal läbi viidud Training Industry Report näitas, et personalijuhid, kes viivad regulaarselt läbi koolitusturu uuringuid, suudavad säästa kuni 20% oma koolituseelarvest, võrreldes nendega, kes seda ei tee.
Koolituseelarve koostamine
Eelarve on koolitusplaani lahutamatu osa. Ilma piisava eelarveta pole võimalik kvaliteetseid koolitusi korraldada. Seetõttu peab eelarve koostamine olema hoolikas ja detailne.
Koolituseelarve on dokument, mis määratleb koolitusplaani teostamiseks vajalikud rahalised vahendid. Selle koostamiseks tuleb iga koolitusplaanis sisalduva koolituse kohta teha hinnakalkulatsioon, arvestades järgmisi komponente:
Koolitus(arengu)päeva (tunni) maksumus
Konsultatsioonitunni maksumus (vajadusel)
Koolitus(juhend)materjalide maksumus
Ruumide rent
Õppevahendite maksumus või rent
Lõunad, kohvipausid
Osalejate lähetuskulud (sõit, majutus, päevarahad)
Kui kulud on hinnatud, tuleb seada prioriteedid. Kõiki koolitusi ei pruugi olla võimalik korraga läbi viia, seega tuleb prioriseerida need, mis on kõige strateegilisemalt olulisemad. Näiteks võib juhtkond otsustada, et esmalt keskendutakse müügiosakonna koolitustele, sest see toob kiireimat tulu ettevõttele. Eelarve koostamisel on oluline ka paindlikkus – tuleb arvestada ootamatute kulude ja vajadustega. Ajakirjas Journal of Organizational Behavior(2020), leidis, et ettevõtted, kes suutsid paindlikult kohandada oma koolitusplaane vastavalt turu ja ettevõtte muutustele, säilitasid oma konkurentsivõime kriisiaegadel paremini kui need, kes jäid jäikade plaanide juurde. Seega koolituspaan ei ole staatiline dokument, mida pimesi peab järgima, vaid see on „elav“ dokument.
Põhilised vead ja ohud koolituse planeerimisel
Koolituse planeerimist ei käsitleta pideva protsessina.
Ei kasutata kogu olemasolevat informatsiooni.
Liigselt lähtutakse etteantud rahanumbrist.
Personalijuht ei suuda kontrollida koolituseelarve kasutamist.
Koolituste planeerimine on personalijuhtide jaoks kriitiline protsess, mis nõuab hoolikat planeerimist ja läbimõeldud eelarvestamist. Läbimõeldud ja paindlik koolitusplaan ning realistlik koolituseelarve on võtmetähtsusega tööriistad, mis toetavad ettevõtte strateegilisi eesmärke. 2023 aasta Harvard Business Review uuring näitas, et ettevõtted, kes integreerisid õppimiskultuuri oma strateegiasse, nägid oma innovatsioonivõimekuse kasvu 33% võrra.
Töötajate arendamine on investeering, mis tasub end mitmekordselt ära, aidates organisatsioonil püsida konkurentsivõimeline ja saavutada pikaajaline edu. Personalijuhid, kes võtavad selle väljakutse vastu, leiavad end juhtimas organisatsiooni, mis mitte ainult ei püsi konkurentsis, vaid ka õitseb, tänu hästi koolitatud ja motiveeritud töötajatele. Seega, ärge alahinnake koolituste planeerimise jõudu – see on teie võtmetähtsusega vahend organisatsiooni edukaks tulevikuks.
Artikli autor
Katrin Kivisild
Viited
Human Resource Development Quarterly (2022). "The Impact of Strategic Training on Employee Engagement and Motivation."
Training Industry Report (2022). "Cost Savings through Market Research in Employee Training."
Association for Talent Development (2021). "Investment in Employee Development and Productivity Increase."
Journal of Organizational Behavior (2020). "Flexibility in Training Plans and Market Adaptability."
Harvard Business Review (2023). "Learning Culture Integration and Innovation Growth."
