Kuidas targalt koolitusi tellida?

3 Sep

Sügis piilub juba langevate lehtede ja lühemate päevade tagant ning see tähendab, et koolitus- ja arengutegevuste hooaeg saab organisatsioonides oma uue hoo sisse. Nii ka mina jätkan koolitus- ja arengutegevuste valdkonna avamisega ja kogemuste jagamisega.

Koolitused on muutunud oluliseks strateegiliseks tööriistaks organisatsioonides, kus pidev areng ja konkurentsis püsimine on üliolulised. Kuid kuidas tellida koolitusi- ja arengut toetavaid tegevusi nii, et need vastaksid tõepoolest organisatsiooni vajadustele ja toetaksid pikaajalisi eesmärke? Üha mitmekesisemaks muutuv töömaailm nõuab, et koolituste tellimise protsess oleks strateegiliselt läbimõeldud ja kohandatud tänapäeva trendidega.

Vajaduste kaardistamine ja eesmärkide konkretiseerimine

Targalt koolituse tellimine algab põhjalikust vajaduste kaardistamisest. See ei tähenda ainult üldiste puudujääkide või arendusvajaduste tuvastamist, vaid sügavat analüüsi, mis ühendab organisatsiooni strateegilised eesmärgid konkreetsete kompetentsidega, mida töötajad vajavad. Sellel teemal olen ma oma varasemates infokirja kirjatükkides juba rääkinud ning seetõttu enam sellele teemale paberiruumi ei kuluta. Lihtsalt tuletasin Sulle seda meelde.

    
    Table
    
        Õige koolituse- ja/või arengut toetavate tegevuste pakkuja valimine on protsessi kriitiline osa.

Organisatsioonid peaksid otsima koolitajate näol partnereid, kes pakuvad mitte ainult standardprogramme, vaid on valmis kohandama koolitusi vastavalt organisatsiooni unikaalsetele vajadustele. Kohandatavus ja valmisolek arvestada ettevõtte spetsiifikat on siinkohal võtmetegurid.

Selleks tuleb hinnata pakkuja kogemust ja ekspertiisi, mitte ainult akadeemilist tausta või turundusmaterjale. Trendiks on muutumas partnerlussuhted, kus koolitaja töötab tihedalt koos ettevõttega, et arendada välja eriprogramme, mis lähevad kaugemale standardlahendustest.

Selleks, et saaks valida välja parima koolitaja, kes kõige enam sobitub partnerina ning inimesena organisatsiooni vajaduste, kultuuri ja väärtustega, siis on kriitilise tähtsusega organisatsiooni poolne koolituse täpsete spetsifikatsioonide ja ootuste määratlemine.

Olen osalenud õpidisainerina mitmete koolitushangete lähteülesannete ja tehniliste kirjelduste väljatöötamisel ja saan öelda, et see osa on küll kriitiliselt oluline, kuid päriselus ka kõige nõrgem koht. Minu kogemus näitab, et koolitushankeid või pakkumiskutseid välja saates ei osata tegelikku vajadust, eesmärki ja tulemusi kirjeldada. Kuidas aga siis koolitaja saab koostada pakkumist ja läbi viia midagi, mille vajadusest ja eesmärkidest on tal umbkaudne arusaam?

Milles on siis probleem? Miks ei osata organisatsiooni poolt vajadusi, eesmärki ja tulemusi kirjeldada? Olen aastate jooksul täheldanud sarnaseid probleeme, nagu:

Selguse puudumine strateegias ja eesmärkides: Kui organisatsioonil puudub selge strateegia või konkreetsed eesmärgid, on keeruline määratleda, millised koolitusvajadused aitavad nende eesmärkide saavutamisele kaasa. Ilma selge suunata on raske ka koolituse tulemusi mõõta.

Puudulik kommunikatsioon: Kui eri tasandite vahel (juhtkond, keskastmejuhid, töötajad) puudub tõhus suhtlus, võivad koolitusvajadused jääda ebaselgeks. Samuti võib juhtuda, et eesmärke ei sõnastata ühtselt või neid ei kommunikeerita koolituse planeerijatele ja läbiviijatele.

Pädevuse puudumine koolituse planeerimisel: Kui koolituste planeerimisega tegelevad inimesed ei oma piisavalt teadmisi või kogemusi, ei pruugi nad osata koolitusvajadusi õigesti hinnata, eesmärke seada ega tulemusi jälgida. Koolituste planeerimine nõuab süsteemset lähenemist ja tihtipeale ka spetsiifilisi teadmisi.

Koolitusvajaduste hindamise puudumine: Mõnikord jäetakse tähelepanuta süsteemne vajaduste hindamine. Kui ei tehta piisavat analüüsi töötajate oskuste, teadmiste ja organisatsiooni eesmärkide kohta, on koolitusvajaduste tuvastamine keeruline.

Fookuse puudumine tulemuste mõõtmisel: Kui koolituste tulemuslikkuse hindamiseks puuduvad selged kriteeriumid või mõõdikud, on raske öelda, kas koolituse eesmärgid on täidetud. Mõnikord keskendutakse ainult koolituse läbiviimisele, unustades seejuures tulemuste hindamise.

Organisatsioonikultuuri ja juhtimise probleemid: Kui organisatsioonis puudub õppimist ja arengut toetav kultuur või kui juhtkond ei toeta piisavalt koolituste vajalikkust, võib see takistada koolitusvajaduste ja eesmärkide selget sõnastamist.

Ressursside ja aja puudus: Koolituste planeerimine ja nende eesmärkide ning tulemuste kirjeldamine nõuab aega ja ressursse. Kui need on piiratud, võib see viia pealiskaudse lähenemiseni, kus olulised detailid jäetakse tähelepanuta.

Tagasiside mehhanismide puudumine: Kui koolitustest ei koguta tagasisidet ega analüüsita saadud tulemusi, ei teki vajalikku infot, mille põhjal tulevasi koolitusi paremini planeerida.

Samuti olen näinud õpidisainerina, et keskendutakse liialt koolitaja nimele ja arvatakse, et kui ta viis läbi laheda koolituse mõnes teises organisatsioonis, siis sama teeb ta ka meie juures. Kuid vajadused, eesmärgid ja oodatavad tulemused on ju teised. Niisiis, ärge tellige koolitusi mitte nime järgi, vaid ikka teile oluliste muutuste vajaduse järgi. Selleks aga peate väga selgelt mõistma ja oskama kirjeldada koolituse vajalikkust, eesmärke ja tulemusi. Vastasel juhul tuleb koolitaja ja teeb oma parima ning võib juhtuda, et töötajatel on pärast koolitust ka hea emotsioon, kuid kas ka midagi enamat emotsioonist?

Koolituste tellimine ei ole ainult formaalsus, vaid strateegiline ja pikaajaline investeering. Investeerige targalt!