HR praktikad: Marge Litvinov

11 Mar

Marge Litvinov töötab täna Stell Eestis, kus 1600 kaaskolleegi ootavad suurepärast töötajakogemust, tööandja tuge arengu ja motivatsiooni teemadel ning palju muudki. Täna jagab Marge enda omapärast teekonda personalimaastikul ja mõtteid parimatest HR praktikatest.

Personalivaldkonda jõudmisest

Minu teekond personalijuhtimisse algas pealtnäha juhuslikult, kuid tagantjärele vaadates oli see loomulik areng. Esimese kursuse tudengina läksin praktikale turvafirmasse Securitas, kuid praktika asemel asusin hoopis tööle ning jäin sinna 19 aastaks. Õppisin toona Tallinna Kergetööstustehnikumis sekretäritööd ning alustasin ettevõttes nii sekretäri- kui ka personalitööga – täiesti ilma varasema kogemuseta. Kuna pooleliolevaid asju keegi mulle üle ei andnud, kujunes mu esimeseks õppetunniks kohanemisvõime ja lahendustele orienteeritud mõtteviis.

Ettevõtte kiire kasvu tõttu tuli juba aasta pärast teha valik, kas jätkata juhiabina või spetsialiseeruda personalivaldkonnale. Otsustasin viimase kasuks ning asusin Tallinna Majanduskoolis personalispetsialistiks õppima. Securitas’e kasv jätkus ning varsti moodustati personaliosakond, kus sain võimaluse üles ehitada süsteemseid HR-protsesse ja juhtida personalitegevusi üle Eesti. Tipphetkel oli meil üle 800 töötaja, mis andis väärtusliku kogemuse nii talentide kaasamises kui ka töötajate arendamises ja organisatsioonikultuuri kujundamises.

Edasi liikusin tootmisettevõttesse Greiner Packaging AS ning seejärel sain suurepärase võimaluse osaleda IKEA Eesti personalisüsteemide ülesehitamises. IKEA kiire laienemine – väljastuspunkti, Tartu esinduse ja Kurna kaupluse avamine – oli intensiivne, aga hindamatu kogemus, mis kinnitas mulle, et õigete inimeste ja tugeva kultuuriga on kõik võimalik.

Personalitöö köidab mind, sest see võimaldab luua võimsa ja jätkusuutliku organisatsiooni, kus inimesed saavad oma potentsiaali maksimaalselt realiseerida. Mulle pakub rõõmu töötada süsteemide ja protsessidega, mis toetavad nii ettevõtte strateegilisi eesmärke kui ka töötajate heaolu. Usun, et personalijuhtimise süda on tugevas organisatsioonikultuuris: kui ettevõtte väärtused on selgelt sõnastatud, neid mõistetakse ja nende järgi tegutsetakse, siis sünnivad ka parimad tulemused. Lisaks inspireerib mind see, et personalivaldkonnas pole kahte ühesugust päeva.

Praeguse töökoha eripäradest

Tegutsen personalijuhina kinnisvarakeskkonna juhtimise ettevõttes Stell Eesti, kus meie meeskonnas on üle 1600 pühendunud töötaja. Personalikeskuses töötab 13 kogenud ja entusiastlikku kolleegi, kelle ühine eesmärk on toetada ja arendada meie töötajaid, luues neile parima võimaliku töötajakogemuse.

Minu töö teeb eriliseks selle mitmekülgsus: meeskonnana toetame väga erineva taustaga spetsialiste ja juhte, kelle ootused ja vajadused personalitööle võivad erineda. See tähendab, et peame pidevalt leidma paindlikke ja innovaatilisi lahendusi, et hoida töötajad motiveerituna ning tagada, et meie ettevõtte väärtused ja töökultuur peegelduksid igapäevastes personaliprotsessides. Fookuses on nii töötajate kaasamine kui ka arenguvõimaluste pakkumine, et toetada Stell Eesti strateegilisi eesmärke ja tugevdada meie positsiooni valdkonna juhtiva ettevõttena.

Stell on dünaamiline organisatsioon, kus personalijuhtimisel on oluline roll nii tööjõu strateegilises planeerimises kui ka kultuuri ja tööandja brändi arendamises. Just see kombinatsioon – operatiivsete väljakutsete ja strateegilise personalitöö tasakaal – teeb minu töö äärmiselt põnevaks ja tähendusrikkaks.

Värbamise prioriteetidest

Värbamisprotsessis on minu jaoks kõige olulisem tagada, et lõplik valik oleks läbimõeldud ja arvesse oleks võetud nii kandidaadi oskused kui ka tema sobivus meeskonda ja ettevõtte kultuuri. Lõpliku valiku teeb alati juht, kuid värbaja roll on teda selles otsuses toetada ja suunata, aidates kandidaadi sobivust erinevatest vaatenurkadest märgata.

Värbamisel on tihti ajaline surve kiiresti uus töötaja leida, mistõttu võib juht olla valmis valima „halvimatest parima“. Sellistel hetkedel pean oluliseks algatada arutelu, kas see on tõesti parim lahendus? Kas tasub proovida veel uut konkurssi või anda võimalus inimesele, kellel pole küll suurt kogemust, kuid kelle väärtused ja hoiakud ühtivad meie ettevõtte kultuuriga? Või kui lõppvoorus on mitu tugevat kandidaati, siis kes neist lisaks meeskonnale kõige rohkem mitmekülgsust ja uut perspektiivi?

Lõppkokkuvõttes ei ole oluline ainult sobivus ametikohale, vaid ka see, kuidas uus inimene täiendab ja rikastab kogu meeskonda.

Sisseelamisprogrammidest

Uue töötaja kiire kohanemine algab hästi läbimõeldud ja sujuvast sisseelamisprotsessist. Kuigi personalitiim aitab seda korraldada, on kõige olulisem roll siiski juhil – tema on see, kes uue töötaja igapäevatöösse juhatab ja temaga kõige rohkem kokku puutub. Hea sisseelamine toimub siis, kui sellesse on kaasatud ka kolleegid, kes jagavad teadmisi ja toetavad uustulnukat esimestel nädalatel.

Oleme loonud erinevatele ametikohtadele sobivad sisseelamisprogrammid, mis sisaldavad vajalikke koolitusi ja juhendamist. Samas on oluline ka uue töötaja enda aktiivsus: julgus küsida, avatus õppimisele ja huvi oma tööd hästi teha aitavad kiiremini ettevõttesse sulanduda.

Meie eesmärk on, et iga uus töötaja tunneks end algusest peale oodatuna ning saaks kõik vajaliku, et oma rollis hästi hakkama saada.

Oskuste ja teadmiste jagamise parimatest praktikatest

Stell Eesti panustab oma töötajate arengusse mitmel viisil, pakkudes nii erialaseid koolitusi kui ka laiemat enesetäiendamise võimalust. Toetame ja julgustame oma töötajaid osalema meie korraldatavatel heakorra- ja kinnisvarahaldusega seotud koolitustel ka siis, kui need pole otseselt seotud nende igapäevatööga. Usume, et lai silmaring ja uued teadmised aitavad kaasa nii isiklikule arengule kui ka ettevõtte üldisele edule.

Paljud meie valdkonna ametikohad – näiteks töödejuhatajad, kinnisvarahaldurid, tehnikud – nõuavad kutsetunnistust, mistõttu oleme loonud spetsiaalsed koolitusprogrammid, mis toetavad nende kvalifikatsioonide omandamist ja säilitamist. Teeme koostööd ka kutse- ja kõrgkoolidega, pakkudes erialast väljaõpet ja praktikavõimalusi tulevastele spetsialistidele.

Lisaks ametlikele koolitustele usume pidevasse enesearengusse – julgustame töötajaid ja juhte ise õppimisvõimalusi otsima, osalema koolitustel ning jagama oma teadmisi kolleegidega. Tänapäeval on kättesaadavad paljud tasuta ja paindlikud õpivõimalused, mida kasutada oma oskuste arendamiseks. Siinjuures on eeskujuks olemine väga oluline.

Meie eesmärk on luua toetav keskkond, kus iga töötaja saab kasvada ja areneda, et olla oma valdkonnas parim.

Kaasamisest ja motiveerimisest

Töötaja tunneb end kaasatuna ja motiveerituna siis, kui ta näeb oma töö tähendust ning tunneb, et tema panust väärtustatakse. Selged ootused, arusaadav roll ettevõttes ning regulaarne ja konstruktiivne tagasiside juhilt aitavad töötajal mõista, kuhu ta panustab ja kuidas ta areneda saab.

Samuti on väga oluline meeskonna ja juhi toetus – keskkond, kus saab julgelt oma ideid ja arvamusi avaldada, kartmata kriitikat või eelarvamusi. Kui töötajad tunnevad, et nende mõtteid on kuulda võetud ja nendega arvestatakse, suureneb ka nende pühendumus ja motivatsioon.

Lisaks loovad hea töökultuuri avatus, koostöö ja positiivne tööõhkkond, kus igaüks tunneb end olulise osana suuremast tervikust. Kui inimene saab teha oma tööd enesekindlalt ja tajub, et tema panus on ettevõtte jaoks tähtis, on ta ka rohkem motiveeritud ja pühendunud.

Tulemuslikkuse hindamisest

Minu jaoks on töötajate tulemuslikkuse hindamisel kõige olulisemad initsiatiivikus ja kohusetunne.

Initsiatiivikus ei tähenda ainult oma tööülesannete täitmist, vaid ka soovi ja julgust panustada tööprotsesside parendamisse, otsida lahendusi ning võtta vastutus ideede elluviimise eest. Tunnustan töötajaid, kes on avatud muutustele, toovad välja parendusettepanekuid ja aitavad oma valdkonda arendada.

Kohusetunne peegeldub lubaduste ja kokkulepete täitmises ning ka oskuses ja julguses varakult märku anda, kui midagi ei ole võimalik tähtaegselt teha. Samuti hõlmab see korrektsust nii oma töös kui ka kolleegide ja klientidega suhtlemisel.

Tulemuslikkus ei seisne ainult numbrites ja tulemustes, vaid ka selles, kuidas inimene oma rolli täidab ja millist mõju tema töö meeskonnale ja ettevõttele avaldab.

Töötajate heaolu tagamisest

Töötajate heaolu tagamiseks pean kõige olulisemaks paindliku töökorralduse pakkumist, mis võimaldab töötajatel oma tööaega ja -kohta vastavalt vajadusele kohandada. See aitab luua tasakaalu töö ja eraelu vahel ning suurendab töötajate rahulolu ja motivatsiooni. Samuti on oluline, et töötajatel oleks pidev võimalus oma erialast kompetentsi arendada läbi koolituste ja täiendõppe programmide.

Ühised meeskonnatööd ja tegevused, nagu tiimiüritused, aitavad tugevdada töötajate vahelisi suhteid ja koostööd, mis omakorda soodustab positiivset töökeskkonda. Lisaks on väga tähtis tagasiside andmist julgustava kultuuri loomine, kus töötajad saavad oma arvamust vabalt avaldada ja tunnevad, et neid kuulatakse, mis aitab parendada töökeskkonda ja töökorraldust.

Need põhimõtted – paindlik töökorraldus, arenguvõimalused ja tugev meeskonnavaim – on minu arvates kõige tõhusamad viisid töötajate heaolu tagamiseks ja nende töömotivatsiooni hoidmiseks.

Trendidest

Üks põnevamaid teemasid on tehisintellekti (AI) areng ja selle rakendamine personalitöös. Mind huvitab, kuidas saaks AI-d kasutada nii värbamises, töötajakogemuse parendamises kui ka administratiivsete ülesannete lihtsustamisel, et jätta personalitöötajatele rohkem aega strateegiliseks ja inimkeskseks tööks. AI võimaldab muuta protsesse kiiremaks ja täpsemaks, kuid samal ajal tuleb hoida fookust inimlikul mõõtmel – tehnoloogia peab toetama, mitte asendama isiklikku suhtlust ja empaatiat personalitöös.

Samuti jälgin tähelepanelikult peagi jõustuvat ELi palgalõhe ja läbipaistvuse direktiivi ning selle rakendamist Eestis. Tihti põrkuvad siin tööandjate ja töötajate arusaamad, mistõttu on oluline leida tasakaalustatud ja läbimõeldud lahendused. Eesmärk on suurendada palgasüsteemide läbipaistvust viisil, mis toetab nii organisatsiooni arengut kui ka õiglast ja motiveerivat tasustamist.

Lisaks peab personalivaldkond üha enam arvestama ka kestlikkuse ja keskkonnateadlikkuse aspektidega. Mind huvitab, kuidas ka väiksema keskkonna jalajäljega ettevõtted saaksid oma tegevuses jätkusuutlikkust suurendada ning töötajaid sellesse aktiivselt kaasata. Teadlik ja vastutustundlik tegutsemine muutub järjest olulisemaks nii tööandjate maines kui ka töötajate ootustes.

Uuenduslikud ideed ja töövõtted

Kuigi grupivestluseid kasutatakse tööintervjuude puhul harvemini kui varem, otsustasime hiljuti personalispetsialisti värbamisel selle meetodi kasuks. Kuna oli palju tugevaid kandidaate, kellel kõik eeldused justkui olemas olid, otsustasime esimese tutvumisringi teha grupiintervjuuna.

Protsessi muudab eriliseks see, et kasutasime loovalt erinevaid tööriistu, näiteks Signe Vesso coachingu kaarte Töö sakib ning Reaalsuskontroll 3: Kontori eri. Need aitasid avada kandidaatide mõtlemist ja suhtlemisoskust teistsugusel viisil kui klassikalised intervjuuküsimused.

Tagasiside osalejatelt oli väga positiivne: grupiintervjuu pakkus neile võimaluse end loomulikumalt väljendada ning üksteiselt õppida. Meie jaoks andis see kiire ja tervikliku ülevaate mitmest kandidaadist korraga ning võimaldas kaasata värbamisprotsessi ka tulevasi kolleege, kelle tagasiside oli otsuse tegemisel väga väärtuslik. See oli hea näide sellest, kuidas loovus ja struktureeritud lähenemine võivad värbamisprotsessi tõhusamaks muuta.

Kasulikest õppetundidest

Ära eelda: selgus tuleb suhtlemisest. Kui vähegi võimalik, eelistada kirjavahetuse asemel vahetut vestlust juhtidega. See aitab vältida arusaamatusi ja kiirendab otsuste tegemist.

Kui aga kirjutamine on vältimatu, siis hoida sõnum võimalikult lühike ja konkreetne – nii on suurem tõenäosus, et see ka päriselt läbi loetakse ja sellele reageeritakse. Personalitöös on selge ja tõhus kommunikatsioon üks olulisemaid edutegureid.

Keerulistest väljakutsetest

Üks suurimaid väljakutseid on olnud alustamine uues ettevõttes, kus keegi otseselt oma senist töölauda üle ei anna – saad lihtsalt töövahendid ja kapi dokumentidega ning pead ise süsteemist aru saama. Tihti ei ole ka ootused ja suunised selgelt määratletud, mistõttu olen need ise endale seadnud. Samas on mul alati olnud suurepärased kolleegid, kes on oma kogemusi ja teadmisi lahkelt jaganud ning tänu sellele on iga uus algus kulgenud sujuvalt.

Kõige pingelisem sisseelamine oli aga kahtlemata IKEA käivitamine Eestis. Kui tööle asusin, oli Läti kolleeg leidnud mõned võtmeisikud, kuid umbes 40-liikmeline meeskond tuli leida 1,5 kuu jooksul. Seejuures pidin suuresti ise otsustama, kes kellega ühte meeskonda sobib, sest osad juhid asusid tööle alles hiljem. Otsuste tegemisel aitas palju see, et kaasasin värbamisprotsessi olemasoleva kolleegi, kellega sain valikuid arutada.

See kogemus kinnitas taas, kui oluline on meeskonna toetus ja koostöö uute töötajate sisseelamisel. See ei ole ainult otsese juhi ülesanne: vahel peavad ka kolleegid ise initsiatiivi haarama ja aitama uuel inimesel kohaneda.

Digilahendustest

Kõige rohkem on mind aidanud personalihaldustarkvara ja Excel – need on asendamatud tööriistad nii andmete haldamisel, analüüsimisel kui ka igapäevaste personaliprotsesside sujuvamaks muutmisel.

Samuti hindan väga Eesti e-riigi lahendusi, mis on personalitööd märkimisväärselt lihtsustanud. Tänu digilahendustele on paljud varasemalt ajamahukad ja paberimajandusega seotud ülesanded muutunud kiireks ja automatiseerituks. See võimaldab personalitöötajatel keskenduda rohkem inimeste toetamisele ja arendamisele, mitte ainult administratiivsetele toimingutele.

AI-lahendustest

Olen suuresti kasutanud ChatGPT-d, mis on olnud mulle suureks abiks. Kuna kipun kirjutama pikki ja keerukaid tekste, siis palun tihti ChatGPT-l neid lihtsustada ja lühendada. Samuti on see väga hea tööriist, kui ei oska kuidagi teksti kirjutamist alustada; jagan oma mõtteid ja muresid ning üheskoos leiame sellele lahenduse. AI on abiks ka siis, kui tuleb ületada loomeblokeering. Mina alati tervitan, tänan ja kiidan oma AI abimeest.